Der Wechsel des PMS ist einfacher, als Sie denken

Die gute Nachricht: Ein Wechsel des PMS kann deutlich einfacher sein, wenn die Migration sorgfältig geplant wird. Der Wechsel einer Hotelsoftware klingt zunächst kompliziert, muss den laufenden Hotelbetrieb jedoch nicht beeinträchtigen.

Mit dem richtigen Anbieter für Hotelsoftware können Daten, Schnittstellen, Konfigurationen und Mitarbeiterschulungen im Rahmen einer strukturierten Hotelsoftware-Migration durchgeführt werden.

Wenn Ihr aktuelles System langsam, kompliziert in der Bedienung, teuer im Unterhalt ist oder die Anforderungen Ihres Hotelbetriebs nicht mehr erfüllt, ist es möglicherweise Zeit für einen Wechsel.

Bei einer modernen PMS-Migration geht es darum, Ihren Hotelbetrieb sorgfältig von einem System auf ein anderes zu übertragen und gleichzeitig die Informationen und Prozesse zu schützen, auf die Ihr Team täglich angewiesen ist.

Dazu gehören wichtige Daten wie:

• Zukünftige und vergangene Reservierungen
• Gästekonten und Kontaktdaten
• Zimmertypen und Zimmerinformationen
• Preislisten und Ratenpläne
• Verfügbarkeiten und Kontingente
• Buchungsinformationen
• Gastnotizen
• Housekeeping-Informationen
• Rechnungs- und zahlungsbezogene Daten
• Relevante Systemeinstellungen

Welche Daten genau übertragen werden können, hängt von Ihrem aktuellen PMS, den verfügbaren Exportformaten und den verwendeten Schnittstellen ab. Deshalb sollte eine professionelle Migration immer mit einer Analyse Ihrer bestehenden Systemlandschaft beginnen.

Warum sollten Sie Ihre Hotelsoftware wechseln?

Nicht jedes Hotel muss sein PMS wechseln. Wenn Ihr bestehendes System jedoch mehr Arbeit verursacht, als es Ihnen abnimmt, lohnt es sich, Alternativen zu prüfen.

1. Ihr Hotel-PMS ist kompliziert in der Bedienung

Wenn Ihr Rezeptionsteam zu viele Klicks benötigt, um einfache Aufgaben zu erledigen, kann Ihr PMS den gesamten Hotelbetrieb verlangsamen.

Ein modernes Hotel-PMS sollte alltägliche Prozesse wie Reservierungen, Check-in, Check-out, Zimmerzuweisung, Zahlungen und Reporting einfacher und effizienter machen.

Lösung: Wählen Sie ein System mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und Arbeitsabläufen, die tatsächlich zur Arbeitsweise Ihres Teams passen.

2. Ihr PMS erfordert zu viel manuelle Arbeit

Viele Hotels verbringen noch immer unnötig viel Zeit damit, Informationen über verschiedene Plattformen hinweg manuell zu aktualisieren.

Beispielsweise müssen Verfügbarkeiten möglicherweise in mehreren Systemen gepflegt werden, die Gästekommunikation erfolgt manuell und Housekeeping-Informationen sind nicht immer zur richtigen Zeit für das zuständige Team verfügbar.

Lösung: Setzen Sie auf ein Hotelmanagementsystem, das zentrale Prozesse bündelt und Automatisierungen unterstützt.

HOS Booking kombiniert PMS-Funktionalität mit Funktionen wie Hotel-Channel-Manager, digitalem Check-in und Check-out, automatisierter Gästekommunikation, Zahlungsfunktionen und Integrationen.

3. Ihr Hotel-PMS lässt sich nicht mit anderen Systemen integrieren

Ihr PMS sollte nicht als isoliertes System funktionieren. Hotels benötigen häufig Schnittstellen zu:

• Buchungsmaschinen
• Online-Reisebüros (OTAs)
• Channel Managern
• Zahlungsanbietern
• Smart Locks
• Self-Check-in-Lösungen
• Revenue-Management-Systemen
• Plattformen für die Gästekommunikation
• Buchhaltungssoftware und anderer Hoteltechnologie

Schlechte Integrationen können zu doppelter Arbeit, veralteten Informationen und unnötigen manuellen Prozessen führen.

Lösung: Erstellen Sie vor dem PMS-Wechsel eine vollständige Liste aller bestehenden Integrationen und prüfen Sie, welche davon mit dem neuen System verbunden werden können.

4. Ihr Hotel ist aus der aktuellen Software herausgewachsen

Ein System, das bei der Eröffnung Ihres Hotels gut funktioniert hat, muss nicht automatisch auch für ein wachsendes Unternehmen geeignet sein.

Möglicherweise benötigen Sie inzwischen eine Verwaltung mehrerer Objekte, automatisierte Gästekommunikation, zusätzliche Buchungskanäle, digitalen Check-in oder umfangreichere Reports.

Lösung: Entscheiden Sie sich für ein PMS, das mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, anstatt in wenigen Jahren erneut eine Migration durchführen zu müssen.

5. Ihr aktueller Anbieter ist zu teuer

Die Kosten für ein PMS lassen sich schwer rechtfertigen, wenn Sie für Funktionen bezahlen, die Ihr Hotel nicht nutzt, oder zusätzliche Systeme benötigen, um Schwachstellen Ihrer bestehenden Software auszugleichen.

Beim Vergleich verschiedener Lösungen sollten Sie nicht nur auf die monatliche Abonnementgebühr achten. Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten des Systems (Total Cost of Ownership), einschließlich:

• PMS-Abonnement
• Channel-Manager-Gebühren
• Integrationskosten
• Supportkosten
• Hardwareanforderungen
• Schulungen
• Manueller Verwaltungsaufwand
• Zusätzliche Software

Eine stärker integrierte Hotelsoftware kann dazu beitragen, die Anzahl der separaten Systeme zu reduzieren, die Ihr Team verwalten muss.

Wie funktioniert eine PMS-Migration im Hotel?

Eine Hotel-PMS-Migration umfasst normalerweise Planung, Datenexport, Datenmapping, Konfiguration, Integrationstests, Mitarbeiterschulungen und einen kontrollierten Go-live.

Eine erfolgreiche PMS-Migration sollte sich an den individuellen Anforderungen und Abläufen Ihres Hotels orientieren.

Bei HOS Booking kann der Migrationsprozess in klaren Schritten durchgeführt werden, sodass Ihr Team vor, während und nach dem Wechsel genau weiß, was passiert.

1. Analyse und Planung der PMS-Migration

Jedes Hotel verfügt über eine individuelle Systemlandschaft.

Der erste Schritt besteht daher darin, Ihr Hotel, Ihr aktuelles PMS, die Anzahl der Zimmer, Ihre Buchungskanäle, Integrationen und betrieblichen Anforderungen zu verstehen.

In einem Beratungsgespräch können unter anderem folgende Punkte besprochen werden:

• Ihre aktuelle Hotelsoftware
• Ihre Gründe für den Wechsel
• Bestehende Integrationen
• Zu migrierende Daten
• Gewünschter Go-live-Termin
• Anforderungen Ihrer Mitarbeiter
• Besondere Arbeitsabläufe oder Anforderungen Ihres Betriebs

Diese erste Analyse hilft dabei, mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

2. Datenmigration

Die Datenmigration ist einer der wichtigsten Schritte beim PMS-Wechsel.

Ihre bestehenden Hoteldaten müssen geprüft und für das neue System vorbereitet werden. Abhängig von Ihrem aktuellen Anbieter und den verfügbaren Exportmöglichkeiten können dazu Reservierungen, Gästeinformationen, Zimmertypen, Raten und andere relevante Datensätze gehören.

Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr neues PMS mit allen Informationen startet, die Ihr Team für den täglichen Betrieb benötigt.

Eine professionelle Migration sollte außerdem Datenprüfungen und Validierungen umfassen, anstatt lediglich eine Datei zu importieren und davon auszugehen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.

3. Konfiguration

Nachdem die relevanten Daten vorbereitet wurden, muss das neue Hotel-PMS für Ihren Betrieb konfiguriert werden.

Dazu können gehören:

• Zimmertypen
• Zimmerkontingente
• Raten
• Buchungsbedingungen
• Benutzerkonten
• Steuern und Gebühren
• Vorlagen für die Gästekommunikation
• Housekeeping-Einstellungen
• Check-in- und Check-out-Abläufe

Das Ziel besteht nicht darin, Ihr altes PMS einfach zu kopieren. Vielmehr bietet der Wechsel die Möglichkeit, Ihr System übersichtlicher und effizienter auf die heutigen Anforderungen Ihres Hotels auszurichten.

4. Einrichtung der Integrationen

Im nächsten Schritt wird Ihr PMS mit den Systemen verbunden, die Ihr Hotel verwendet.

Für viele Hotels gehören dazu OTAs wie Booking.com, Expedia und Airbnb sowie Buchungsmaschinen, Zahlungsanbieter, Smart Locks und andere Hospitality-Technologien.

Ein Channel Manager kann Verfügbarkeiten und Preise über angebundene Buchungskanäle hinweg synchronisieren. Dadurch lassen sich manuelle Aktualisierungen reduzieren und das Risiko von Überbuchungen minimieren.

HOS Booking bietet Channel-Management-Funktionen als Bestandteil seiner Hotelsoftware.

Vor dem Go-live sollten alle Integrationen gründlich getestet werden, um sicherzustellen, dass Informationen korrekt übertragen werden.

5. Mitarbeiterschulung

Eine PMS-Migration ist nicht abgeschlossen, sobald die Software installiert wurde. Ihr Team muss sich mit dem neuen System sicher fühlen.

Mitarbeiter an der Rezeption, Management und andere relevante Teammitglieder sollten in den Funktionen geschult werden, die sie im täglichen Betrieb am häufigsten verwenden.

Die Schulung kann unter anderem folgende Bereiche abdecken:

• Reservierungen erstellen und verwalten
• Check-in und Check-out
• Zimmerzuweisung
• Gästekonten
• Zahlungen und Rechnungen
• Housekeeping
• Reports
• Verwaltung von Buchungskanälen
• Gästekommunikation
• Umgang mit typischen Situationen im Hotelbetrieb

Eine benutzerfreundliche Software kann den Wechsel erleichtern. Eine gründliche Schulung bleibt dennoch ein wichtiger Bestandteil der Migration.

6. Go-live

Sobald Daten, Konfiguration, Integrationen und Schulungen abgeschlossen sind, kann das neue PMS live geschaltet werden. Der Zeitpunkt sollte sorgfältig anhand der Auslastung und des operativen Zeitplans Ihres Hotels gewählt werden.

Vor dem Wechsel sollte Ihr Team über eine klare Go-live-Checkliste verfügen, die folgende Punkte umfasst:

• Datenvalidierung
• Zukünftige Reservierungen
• Zimmerverfügbarkeit
• Raten
• Buchungskanäle
• Zahlungsanbindungen
• Benutzerzugänge
• Gästekommunikation
• Check-in-Prozesse

Ein kontrollierter Go-live reduziert unnötige Unterbrechungen für Mitarbeiter und Gäste.

7. Laufender Support

Der erste Tag mit Ihrem neuen PMS ist nicht das Ende der Migration. Sobald Ihr Team das System im laufenden Hotelbetrieb nutzt, können neue Fragen entstehen. Deshalb ist ein zuverlässiger Support besonders wichtig.

Ein guter PMS-Anbieter sollte bei Fragen, Fehlerbehebung, Konfigurationen und zukünftigen Anforderungen erreichbar sein. HOS Booking bietet direkten Support über die Software und per E-Mail und kombiniert diesen mit einer cloudbasierten Hotelsoftware-Plattform.

Vom aktuellen PMS zu HOS Booking wechseln

Wenn Ihre bestehende Hotelsoftware Ihr Team ausbremst, bietet HOS Booking eine moderne Alternative für Hotels und Beherbergungsbetriebe in Österreich, Deutschland und ganz Europa.

HOS Booking kombiniert zentrale PMS-Funktionen mit Channel Management, digitalem Check-in und Check-out, automatisierter Gästekommunikation, Smart-Lock-Integrationen, Zahlungsfunktionen und weiteren Hoteltechnologien in einer Plattform.

So kann der Bedarf an mehreren voneinander getrennten Systemen reduziert werden.

Warum HOS Booking für Ihre PMS-Migration in Betracht ziehen?

Wenn Ihre bestehende Hotelsoftware unnötigen manuellen Aufwand verursacht oder das Wachstum Ihres Hotels einschränkt, bietet HOS Booking eine Alternative für Hotels und Beherbergungsbetriebe in Österreich, Deutschland und ganz Europa.

Eine zentrale Hotelplattform

Verwalten Sie Reservierungen, Gästeinformationen, Housekeeping, Rechnungen, Reports und Front-Office-Prozesse über ein zentrales PMS.

Für moderne Hotelabläufe entwickelt

HOS Booking unterstützt Funktionen wie Online-Check-in, Self-Check-in, automatisierte Gästekommunikation und Smart-Lock-Integrationen.

Channel Management

Verbinden Sie Ihr Hotel mit wichtigen Online-Buchungskanälen und synchronisieren Sie Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit.

Für unterschiedliche Unterkunftsarten geeignet

Die Plattform richtet sich an unabhängige Hotels, Boutique-Hotels, Aparthotels, Unternehmen mit mehreren Objekten, Ferienunterkünfte und weitere Betriebe aus der Hospitality-Branche.

Für den DACH-Markt entwickelt

HOS Booking bewirbt seine Hotelsoftware für Österreich und Deutschland und positioniert sich dabei über europäisches Hosting sowie die Einhaltung relevanter Vorschriften, einschließlich der österreichischen RKSV-Konformität.

Vor allem bedeutet ein PMS-Wechsel nicht, dass Sie Ihren Hotelbetrieb komplett neu aufbauen müssen. Mit einem gut geplanten Migrationsprozess kann Ihr neues System an die aktuelle Arbeitsweise Ihres Betriebs angepasst werden und gleichzeitig mehr Möglichkeiten für Automatisierung und effizientere Prozesse schaffen.

Was sollten Sie vor einem PMS-Wechsel prüfen?

Bevor Sie sich für einen neuen Anbieter entscheiden, sollten Sie folgende Fragen stellen:

Können meine bestehenden Hoteldaten migriert werden?

Klären Sie genau, welche Informationen aus Ihrem aktuellen PMS übernommen werden können und ob bestimmte Daten manuell exportiert werden müssen.

Welche Integrationen benötige ich?

Erstellen Sie eine vollständige Liste Ihrer Buchungskanäle, Zahlungsanbieter, Buchungsmaschine, Smart Locks, Buchhaltungssysteme und weiterer eingesetzter Systeme.

Erhalten meine Mitarbeiter eine Schulung?

Eine reibungslose PMS-Migration hängt wesentlich davon ab, dass Ihr Team sicher mit dem neuen System umgehen kann.

Wie wird der Go-live begleitet?

Fragen Sie, wer Ihr Hotel während der Umstellung unterstützt und wie mit möglichen Problemen nach dem Go-live umgegangen wird.

Erfüllt das PMS die Anforderungen in Österreich und Deutschland?

Für Hotels in Österreich oder Deutschland sollten Sie bei der Auswahl einer Hotelsoftware unter anderem Datenschutz, Rechnungsstellung, Zahlungsprozesse und relevante lokale Compliance-Anforderungen berücksichtigen.

Kann das System mit meinem Hotel mitwachsen?

Denken Sie über die heutigen Anforderungen hinaus. Ihr nächstes PMS sollte nicht nur Ihren aktuellen Hotelbetrieb unterstützen, sondern auch Ihre zukünftigen Wachstumspläne.

Sprechen Sie noch heute mit unserem Spezialisten für Hotelsoftware-Migration

Sie möchten Ihr Hotel-PMS wechseln, machen sich aber Sorgen über die Migration?

Sie müssen den Prozess nicht alleine bewältigen.

Mit dem richtigen Hotelsoftware-Migrationsplan wird der Wechsel planbarer. Gleichzeitig können Ihre betrieblichen Daten geschützt und Ihrem Team der Umstieg auf ein leistungsfähigeres Hotelmanagementsystem mit möglichst wenig Unterbrechungen erleichtert werden.

HOS Booking bietet eine All-in-One-Hotelmanagementsoftware für zukunftsorientierte Hospitality-Unternehmen – von einzelnen Hotels und kleinen Betrieben über mehrere Standorte bis hin zu Hotelketten.

Wenn Ihr aktuelles PMS Ihrem Team Zeit kostet, unnötigen manuellen Aufwand verursacht oder das Wachstum Ihres Hotels einschränkt, könnte jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel sein.

Sprechen Sie mit dem HOS Booking-Team über Ihre PMS-Migration und erfahren Sie, wie Sie Ihre Hotelsoftware sicher und mit Vertrauen wechseln können.