Was ist automatisierter Check-in? Ein vollständiger Leitfaden für Hotels und Gäste
Der Check-in in einem Hotel oder einer Unterkunft hat sich stark weiterentwickelt. Noch vor wenigen Jahren mussten Gäste sich in einer Schlange anstellen, einen Ausweis vorzeigen und Formulare ausfüllen, bevor sie ihren Zimmerschlüssel erhielten. Heute setzen viele Unterkünfte auf Technologie, um den Prozess mit automatisiertem Check-in zu beschleunigen.
Also, was ist ein automatisierter Check-in?
Automatisierter Check-in ist ein digitaler Prozess, der es Gästen ermöglicht, sich zu registrieren und Zugang zu ihrem Hotelzimmer zu erhalten, ohne den traditionellen Weg über die Rezeption gehen zu müssen. Dafür werden Tools wie Self-Check-in-Kioske und intelligente Hotelmanagement-Software eingesetzt, um das Ankommen zu erleichtern.
In diesem Blog erklären wir, wie automatisierter Check-in funktioniert, welche Vorteile er für Hotels und Gäste bringt und wie Systeme wie HOS Booking Hotels helfen können, einen reibungslosen Aufenthalt zu bieten.
Warum Hotels auf automatisierten Check-in setzen
Die Hotellerie entwickelt sich weiter. Gäste erwarten heute denselben Komfort wie beim Online-Shopping. Automatisierter Check-in löst gängige Probleme wie:
- Lange Wartezeiten an der Rezeption
- Spätanreisen, wenn weniger Personal verfügbar ist
- Sprachbarrieren zwischen Gästen und Mitarbeitern
- Papierlastige Prozesse, die den Ablauf verlangsamen
Mit automatisiertem Hotel-Check-in können Hotels ein modernes, gästeorientiertes Erlebnis bieten, das Zeit spart und die Zufriedenheit steigert.
Wie funktioniert ein automatisierter Check-in?
Im Kern ersetzt automatisierter Check-in manuelle Schritte durch digitale Lösungen. Typischerweise läuft es so ab:
1. Vor der Anreise
Gäste erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung vor ihrer Ankunft. Sie können:
- Buchungsdetails bestätigen
- Einen Ausweis oder Reisepass hochladen
- Zahlungsinformationen für Extras hinterlegen
2. Ankunft im Hotel
Gäste nutzen eine der folgenden Optionen:
Self-Check-in-Kiosk
Ein automatisierter Check-in-Automat in der Lobby, an dem Gäste ihre Daten eingeben, Zahlungen tätigen und eine Zimmerkarte, einen digitalen Schlüssel oder Zugang über eine App erhalten.
3. Zugang zum Zimmer
Nach dem Check-in erhalten Gäste entweder eine Schlüsselkarte vom Kiosk oder öffnen ihr Zimmer direkt mit dem Smartphone.
Wichtige Funktionen des automatisierten Hotel-Check-ins
Digitale Registrierung
Gäste geben ihre persönlichen Daten elektronisch über Kioske oder Apps ein. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den Prozess.
Zahlungsintegration
Dank integrierter Zahlungssysteme können Gäste ihren Aufenthalt, Anzahlungen oder Zusatzleistungen bequem direkt am Kiosk oder über die mobile App bezahlen. Dies vermeidet lange Warteschlangen an der Rezeption, ermöglicht sichere Transaktionen und unterstützt verschiedene Zahlungsmethoden. Dies steigert sowohl die Gästezufriedenheit als auch die Hoteleffizienz.
Automatische Zimmerzuweisung
Hotelsoftware weist Zimmer in Echtzeit basierend auf Verfügbarkeit, Präferenzen und Sonderwünschen zu. Gäste erhalten sofort eine Bestätigung.
Schlüsselloser Zugang
Viele Systeme bieten digitale Schlüssel über Apps oder QR-Codes, die den Zutritt erleichtern und sicherer machen.
Mehrsprachige Unterstützung
Kioske und Apps sind oft mehrsprachig, wodurch internationale Gäste den Prozess problemlos durchlaufen können.
Diese Funktionen reduzieren Stress bei Gästen und steigern die Effizienz des Hotelpersonals.
Self-Check-in-Kiosk: Die Zukunft der Hotellobbys
Eine der beliebtesten Formen des automatisierten Check-ins ist der Self-Check-in-Kiosk. Ähnlich wie am Flughafen können Gäste hier:
- Ihre Identität verifizieren
- Buchungsdetails bestätigen
- Den Aufenthalt bezahlen
- Eine gedruckte Zimmerkarte erhalten
Hotels, die Kioske einsetzen, profitieren von kürzeren Warteschlangen, besseren Ablauf in der Lobby und höherer Gästezufriedenheit.
Wie automatisierter Check-in kleinen und unabhängigen Hotels hilft
Automatisierter Check-in ist nicht nur für große Hotelketten interessant. Auch kleinere Hotels, Boutique-Unterkünfte und Ferienwohnungen profitieren. Mit Software wie HOS Booking können unabhängige Betriebe:
- 24/7 Check-in anbieten, ohne zusätzliches Nachtpersonal
- Professionellen Service zu geringeren Kosten bieten
- Umfassende Gästedaten für Marketing und Treueprogramme aufbauen
So können kleinere Hotels mit großen Marken mithalten.
Fazit: Sollte Ihr Hotel automatisierten Check-in nutzen?
Wenn Sie sich gefragt haben, was automatisierter Check-in ist, lautet die Antwort: Er ist die Zukunft der Hotellerie. Mit Vorteilen für Hotels und Gäste ist der Einsatz von Check-in-Automatisierung nicht mehr optional, sondern wird zum Branchenstandard.
Mit Self-Check-in-Kiosken und HOS Booking sind Hotels, die heute in Automatisierung investieren, besser aufgestellt, um die Erwartungen der Gäste von morgen zu erfüllen.
