Ein vollständiger Leitfaden zur Self Check-in-Arbeit im Hotel
Automatischer Self Check-in entwickelt sich schnell zu einem Standard in der modernen Hotellerie. Da Gäste zunehmend Geschwindigkeit, Komfort und Flexibilität erwarten, ist es für Hotelmanager, Betreiber und Vielreisende wichtig zu verstehen, wie Self Check-in im Hotel funktioniert.
Dieser Leitfaden beschreibt den gesamten Prozess Schritt für Schritt und erklärt zentrale Technologien wie Self Check-in-Kioske, Hotelkiosk-Systeme, Hotel-Management-Systeme, Hotelsoftware sowie Lösungen mit HOS Booking.
Warum steigen Hotels auf Self Check-in um?
Hotels setzen zunehmend auf Automatisierung aus mehreren Gründen:
- Weniger Andrang in der Lobby
- Schnellere Check-in-Zeiten, oft unter 2 Minuten
- Geringere Personalkosten
- Höhere Gästezufriedenheit
- Bessere Genauigkeit der Gästedaten
- Höhere Upselling-Möglichkeiten durch digitale Hinweise
Laut Branchenstudien bevorzugen Reisende zunehmend kontaktlose und reibungslose Abläufe – Self Check-in ist daher eine strategische Investition.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie funktioniert Self Check-in im Hotel?
Der genaue Ablauf variiert je nach eingesetzten Tools, doch die meisten Hotels folgen einem ähnlichen Workflow.
Schritt 1: Reservierungsdaten werden mit dem Hotel-Management-System synchronisiert
Vor dem Check-in werden Gästeinformationen im Hotel-Management-System (HMS) oder Property Management System (PMS) gespeichert. Bei moderner Hotelsoftware wie HOS Booking erfolgt dies automatisch über die Buchungsmaschine oder den Channel Manager.
Schritt 2: Gäste erhalten eine Einladung zum Pre-Arrival-Check-in
Die Gäste erhalten typischerweise:
- Einen Check-in-Link
- Einen QR-Code
- Anweisungen zur Nutzung des Self Check-in-Kiosks
Dies geschieht normalerweise 24–48 Stunden vor der Ankunft.
Schritt 3: Identitätsprüfung des Gastes
Um lokalen Vorschriften und Hotelrichtlinien zu entsprechen, muss der Gast seine Identität bestätigen. Über das Kiosk oder das Online-Portal können Gäste:
- Ihren Ausweis oder Reisepass scannen
- Gesichtserkennung nutzen (falls aktiviert)
- Persönliche Daten bestätigen
Moderne Hotelkiosk-Systeme verwenden OCR (Optical Character Recognition), um Ausweisdaten sofort auszulesen.
Schritt 4: Zahlung und Kaution
Falls die Zahlung noch nicht abgeschlossen ist, fordert das System den Gast auf:
- Die Zimmerkosten zu bezahlen
- Eine Kreditkarte für die Kaution zu hinterlegen
- Buchungsdetails zu überprüfen
Die Zahlung erfolgt über das integrierte Zahlungsgateway der Hotelsoftware.
Schritt 5: Zimmerauswahl
Einige Hotelkiosk-Systeme und Apps erlauben es Gästen:
- Ein bevorzugtes Zimmer auszuwählen
- Zimmer-Upgrades vorzunehmen
- Zusätzliche Services hinzuzubuchen (Frühstück, Reinigung, Parkplatz, Early Check-in, Spa-Pakete usw.)
Upselling während des digitalen Check-ins kann den Umsatz deutlich steigern.
Schritt 6: Schlüsselübergabe
Nach erfolgreicher Verifizierung stellt das System den Zimmerschlüssel aus:
- Digitaler Schlüssel über die App
- Gedruckte Schlüsselkarte am Self Check-in-Kiosk
- PIN-Code per SMS an das Telefon des Gastes
Alle Aktionen werden automatisch im Hotel-Management-System dokumentiert.
Schritt 7: Der Gast erhält die Check-in-Bestätigung
Der Gast bekommt automatisch:
- Eine digitale Quittung
- Zimmerinformationen
- WLAN-Details
- Hotelrichtlinien
- Karten, Wegbeschreibungen oder Willkommensnachrichten
Dies sorgt für ein informatives und reibungsloses Ankommen.
Wie funktioniert Self Check-in über ein Self Check-in-Kiosk?
Ein Self Check-in-Kiosk ist eines der am häufigsten verwendeten Systeme in Hotels. Es steht in der Lobby und übernimmt die Aufgaben der Rezeption – digital.
Was Gäste auf einem Self Check-in-Kiosk sehen?
Typische Bildschirmabläufe:
- Mehrsprachige Optionen
- Buchungsnummer eingeben oder QR-Code scannen
- Ausweis verifizieren
- Reservierung bestätigen
- Zahlung vornehmen
- Schlüsselkarte erhalten
- Quittung drucken oder digitale Bestätigung anzeigen
Gut gestaltete Kioske sind intuitiv, touchscreen-basiert und barrierefrei.
Wie funktioniert Self Check-in mit HOS Booking?
HOS Booking ist ein Beispiel für eine vollständig integrierte Hotelmanagement-Software, die automatisierten Check-in unterstützt. Hotels nutzen es typischerweise so:
- Reservierungssync: Buchungen aus OTAs und Direktkanälen fließen automatisch ins System.
- Digitaler Pre-Check-in: Gäste erledigen viele Schritte schon vor Ankunft.
- ID-Erfassung: HOS Booking unterstützt Dokumentenscan und -verifizierung.
- Zahlungsabwicklung: Gäste können online oder am Kiosk bezahlen.
- Türschloss-Integration: Kompatibel mit gängigen Smartlocks und Schlüsselkarten-Systemen.
- Automatisierte Nachrichten: Check-in-Anleitungen, Quittungen und Benachrichtigungen werden automatisch verschickt.
Dies ermöglicht eine reibungslose Gästereise und reduziert den manuellen Aufwand für das Personal erheblich.
Fazit: Warum Self Check-in die Zukunft der Hotellerie ist
Self Check-in hat sich vom „Nice-to-Have” zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Hotels entwickelt. Wer versteht, wie Self Check-in im Hotel funktioniert, kann Abläufe optimieren, Gäste begeistern und wettbewerbsfähig bleiben. Mit Tools wie Self Check-in-Kiosken, nahtloser Hotelsoftware und Lösungen wie HOS Booking ist die Umsetzung automatisierter Check-in-Prozesse einfacher denn je.
