Potpuni vodič o samostalnoj prijavi u hotelu
Automatska samostalna prijava brzo postaje standardna značajka u modernom hotelijerstvu. Kako gosti sve više očekuju brzinu, praktičnost i fleksibilnost, razumijevanje načina na koji samostalna prijava funkcionira u hotelu ključno je za voditelje hotela, operatere i česte putnike. Ovaj vodič objašnjava cijeli proces korak po korak i pojašnjava ključne tehnologije poput kioska za samostalnu prijavu, hotelskog kiosk sustava, hotelskog menadžment sustava, hotelskog softvera i rješenja poput HOS Booking.
Zašto se hoteli okreću samostalnoj prijavi?
Hoteli uvode automatizaciju iz nekoliko razloga:
- Smanjena gužva u predvorju
- Brže vrijeme prijave, često ispod 2 minute
- Niži troškovi rada
- Poboljšano zadovoljstvo gostiju
- Veća točnost podataka o gostima
- Veće mogućnosti dodatne prodaje kroz digitalne ponude
Prema istraživanjima hotelske industrije, putnici sve više preferiraju beskontaktna i nesmetana iskustva, čineći samostalnu prijavu strateškim ulaganjem.
Vodič korak po korak: Kako funkcionira samostalna prijava u hotelu?
Točan proces ovisi o alatima koje hotel koristi, no većina objekata slijedi sličan slijed radnji.
Korak 1: Sinkronizacija podataka rezervacije s hotelskim menadžment sustavom
Prije prijave, podaci o rezervaciji gostiju pohranjuju se u hotelski menadžment sustav (HMS) ili Property Management System (PMS). Ako koristite moderan hotelski softver poput HOS Booking, ovaj proces odvija se automatski putem vašeg booking enginea ili channel managera.
Korak 2: Gosti dobivaju poziv za prijavu prije dolaska
Gostima se obično šalje:
- Poveznica za prijavu
- QR kod
- Upute za korištenje kioska za samostalnu prijavu
Ovo se najčešće šalje 24–48 sati prije dolaska.
Korak 3: Provjera identiteta gosta
Kako bi se ispoštovali lokalni propisi i hotelska pravila, gost mora potvrditi svoj identitet. Putem kioska ili online portala gosti mogu:
- Skenirati osobnu iskaznicu ili putovnicu
- Koristiti prepoznavanje lica (ako je omogućeno)
- Potvrditi osobne podatke
Moderni hotelski kiosk sustavi koriste OCR tehnologiju kako bi trenutno pročitali podatke s dokumenta.
Korak 4: Plaćanje i sigurnosni depozit
Ako plaćanje nije ranije dovršeno, sustav traži gosta da:
- Plati troškove smještaja
- Doda kreditnu karticu za sigurnosni depozit
- Pregleda podatke o rezervaciji
Plaćanje se obrađuje putem integriranog payment gatewaya u hotelskom softveru.
Korak 5: Odabir sobe
Neki hotelski kiosk sustavi i aplikacije omogućuju gostima da:
- Odaberu preferiranu sobu
- Nadograde sobu
- Dodaju dodatne usluge (doručak, čišćenje, parking, rani check-in, spa pakete itd.)
Digitalni upsell tijekom prijave može značajno povećati prihode.
Korak 6: Izdavanje ključa
Nakon uspješne provjere, sustav izdaje ključ:
- Digitalni ključ putem mobilne aplikacije
- Tiskana kartica iz kioska za prijavu
- PIN kod poslan na mobitel gosta
Sve radnje se sinkroniziraju s hotelskim menadžment sustavom radi potpune evidencije.
Korak 7: Gost prima potvrdu o prijavi
Gost automatski prima:
- Digitalni račun
- Informacije o sobi
- Wi-Fi podatke
- Hotelska pravila
- Karte, vodiče ili poruku dobrodošlice
Ovo osigurava ugodno i informirano iskustvo dolaska.
Kako funkcionira samostalna prijava putem kioska?
Kiosk za samostalnu prijavu jedan je od najčešćih sustava koje hoteli danas koriste. Nalazi se u predvorju i digitalno obavlja iste funkcije kao recepcija.
Što gosti vide na kiosku?
Tipični koraci na ekranu uključuju:
- Višejezične opcije
- Unos broja rezervacije ili skeniranje QR koda
- Provjera identiteta
- Potvrda rezervacije
- Obrada plaćanja
- Preuzimanje ključ-kartice
- Ispis računa ili digitalna potvrda
Dobro dizajnirani kiosci su intuitivni, zasnovani na dodirnom ekranu i dostupni osobama s invaliditetom.
Kako funkcionira samostalna prijava s HOS Booking sustavom?
HOS Booking je stvaran primjer potpuno integriranog hotelskog softvera koji podržava automatiziranu prijavu. Tako ga hoteli obično koriste:
- Sinkronizacija rezervacija: Rezervacije s OTA portala i direktnih kanala automatski se unose u sustav.
- Digitalna prijava prije dolaska: Gosti završavaju većinu koraka prije dolaska.
- Skeniranje i verifikacija identifikacijskih dokumenata
- Procesiranje plaćanja: Gosti mogu platiti online ili putem kioska.
- Integracija sustava za otvaranje vrata: Kompatibilno s većinom pametnih brava i keycard sustava.
- Automatizirane poruke: Šalje upute za prijavu, račune i obavijesti.
Ovo stvara jednostavno putovanje gosta i smanjuje ručni rad osoblja.
Zaključak: Zašto je samostalna prijava budućnost hotelijerstva
Samostalna prijava se iz „dobre opcije“ pretvorila u nužnost za moderne hotele. Razumijevanje kako samostalna prijava funkcionira u hotelu pomaže voditeljima hotela da poboljšaju učinkovitost, oduševe goste i ostanu konkurentni. Uz alate poput kioska za samostalnu prijavu, naprednog hotelskog softvera i rješenja kao što je HOS Booking, implementacija automatizirane prijave danas je jednostavnija nego ikad.
